先日仕事場で、仕事のやり方を変える提案がありました
よく聞いてみると、その部署が紙でまとめていた仕事を電子化したいとのこと
各個人がフォームに入力して、送信する
さらに、このデータはここに、このデータはここに別で入力してください…
ここで質問をしました
「手間ふえてませんか？今までは紙で取りまとめてもらえて、そこからの連絡はやってもらえたのに、各個人でやるということですか？何のための変更ですか？」
「手間は増えます。まとめた書類の使い道が少ないので、各自でやってもらいたいです」
決定権はその部署にあるので、決定されました
仕事が増えました。怒りのすずめです
今日のテーマは「仕事を減らしていく方法」です
結論
早速結論です。
- 必要ないのならやめる
- 複数の問題が解決できるように、仕事をしていく
- １つの場所に集約して手間を減らす
新入社員には難しい
新入社員には、仕事を減らすことはできません
なぜなら、仕事自体を覚える必要があるからです
見通しもないので、目の前を過ぎた仕事がどこに行くのか、
どういう風に使われるのかわかりません
仕事を自分の目の前だけの「点」でとらえています
すずめは新人時代、面倒くさくて自分のところから仕事をなくしたいという想いがありました
責任をとるのも、ミスを指摘されるのも嫌
とにかく仕事をしたくないので、後回しにして問題を大きくしたこともあります
一生懸命でしたが何も見えていませんでした
上司 マネージャー 中堅
仕事を振ったり、取りまとめをしたりする立場になると、仕事の流れが見えてきます
自分の部署だけではなく、全体の中でどの部分を担当しているのかがわかるようになります
仕事を「線」として流れの方向性が見えるようになります
なぜこの作業が必要だから作業として「点」の仕事が来て、この後どう処理されるのかがわかるようになるということです。
マネジメントする立場にある人はぜひ、仕事を減らすことにチャレンジしていただきたいです。
必要がないならやめる
結論を一つずつ詳しくみていきます
まずその作業をやめれるかを考えてください
必要がないなら、即やめてください
「昔からやっていたから」という理由で続けられている作業は思っているよりもたくさんあります
いったん、やめてみましょう
もしくは、小さく作業の一部分をやめてみてください
詳細で美しい会議資料や、報告用の書類作成、誰も目を通さない報告資料、管理ツール…
やめてみて支障がなければ、必要がないのでやめられます
複数の問題が解決できるように、仕事をしていく
「１つのことをやると、複数の問題が解決できるのが、いい仕事やアイデア」だとすずめは考えています
日々の仕事では多くの問題が起こります
１つひとつに対応していく中で、この問題も同時に解決できるということがあります
目の前の問題に取り組んでいるのですが、同時に未来の問題を解決できたり
今少しの時間を使うことで、未来の時間を節約することもできます
工夫が必要になりますが、物事がよい方向に進んでいくのは気持ちの良いことです。
１つの場所に集約して手間を減らす
同じものをAさんにも、Bさんにも、Cさんにも求められる場合があります
共有できる場所や、貸し出せる情報のUSBに保管をすると個別に対応する必要がなくなります
同じものを形を変えて求められる場合もあります
自分が情報の集約元の時は、毎回同じ形でこちらの集約データを元に作業をしてもらいます
個別に加工することをしないようにします
要求のあった部署がデータの加工を工夫することに習熟していきます
情報の発信元である時は、集約先にのみデータを提出し集約先にデータを取りに行ってもらうようにします。
複数の場所に、送る手間を省きます
まとめ
- 必要ないのならやめる
- 複数の問題が解決できるように、仕事をしていく
- １つの場所に集約して手間を減らす
一つずつ詳しくみていきました。
自分が楽になって他の人の仕事が増えるのでは、
全体での仕事量はプラスマイナス０かプラスになってしまいます
時間やお金、仕事量も無限に増やすことはできません
仕事は増やすのは簡単ですが、減らすのが難しい
簡単なことは面白くないので、仕事を減らす働き方の考え方を紹介してみました
仕事が減り生産性が上がる工夫があれば、自分らしくいれる余裕ができます
すずめは人が動きやすいように気遣える職場（チーム）が好きです
ツリーブログは皆さんが休んだり、元気が出たりする場所になれるよう頑張っていきます
すずめ
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