仕事が楽しくなる

こんにちは、すずめです

仕事って難しいですね

人から教えてもらったり、マニュアルを読んだりしても

結局やっていかないとできるようになっていきません

すずめは

スケジュール管理がとにかく苦手

事務作業が苦手でどうも仕事ができませんでした

ここ２年くらい少しスムーズになってきたので

「なかなか仕事が思うように進まない」

「仕事の楽しさがわからない、面白くない」

といったしんどさの解消を手伝えるかと思いました。

ぜひ最後までお付き合いください。

結論

手帳とメモを使って仕事の楽しさを作っていきます

すずめは、スケジュール管理が苦手で

明日が無事に過ごせるように、残業時間を使って仕事をしていました

今日のことが終わって、明日過ごせそうになるまで仕事をして帰るという生活でした

色々試してみた結果、今の手帳は、ほぼ日手帳です↓

手帳

手帳は月ごとになっているところと

日ごとになっているところの２か所を使うようにしています

月ごとの部分の役割は全体像の把握です

一目で見やすいこともあって、会議で仕事の予定がわかったり、

中高生のコーチをしているチーム、プライベートの予定もすべて書きます

漏れがないように、できるだけ日程が決まったら書いていきます

もれをないようにするのが月ごとスケジュールの役割です

日ごとは後ほど出てきますが、振り返りに使用しています

予定の把握

月ごとのスケジュールで、仕事をするための工夫は

締め切りだけを書くのではなく、開始の日を決めて書くことです

終わるはずだった仕事がなかなか終わらずに、残業をする羽目になっていたので

もう少し早めにやってみようか

とりあえず、やる日を決めてみよう

と締め切りより前に開始日を意識するようになり

月ごとのスケジュールに書くことを始めました

開始の締め切りをつくる

やってみると、仕事が終わらなかった理由がわかりました

まず開始しても、必要な資料がそろっていない

思っていた段取りで作業を始めると、とたんに行き詰る

スタートラインに立つまでの前作業に２日くらいかかることが

スケジュールに書くことで目に見えるようになりました

次の日に別部署での作業をお願いしたり、作業手順を人に聞いて確認したり、

余裕を持って始めているので、余分な仕事が減りました

開始日を作ることで、自分の仕事のコントロール感がすごく上がりました

進捗状況がわかったり、余裕を持った状態で作業できるので

あわてる、焦るといった精神的にしんどい状況も減り、

仕事が思ってるように進むようになりました

最近は、仕事を受けたらその場で少しやって、なんとなくの段取りをすぐつけるようにしています

メモ（ToDoメモ）の利点

ToDoリストの利点は、いろいろなところに書かれています

１つ目は、仕事が見た目にわかりやすくなります

「何やるんだっけ？」と仕事に取り掛かるのに思い出す時間って

みなさんにもあると思います

仕事をしていると話しかけられたり、電話に出たり、別件で仕事を振られたりします

作業が止まるので、また作業に戻るまでに「何をやるんだっけ？」が入ります

その思い出す時間が劇的に減ります

なぜなら書いてあるからです

２つ目の利点は、終わったら消せる達成感です

終わると消せる、というのは仕事が片付いていくのを目で見られるで楽しくなります

大きな仕事は小さめの仕事に分けて

小さな仕事をたくさん消していけると、同じ仕事がずっとあるようには感じないので

精神的にも、すっきりします

さらに、すずめはリストではなく

ToDoメモにしています

要らない紙の裏でメモ用紙を作っているんですが、

ToDoを書いて、終わったら丸めて捨てます！

これが爽快です！

仕事は目の前で成果が出ることは多くありません

目の前で仕事のメモが、どんどんなくなっていくというのは

仕事の実感として、気持ちの良いものです

脳ではセロトニンが、分泌されること間違いなしです

３つ目は、頭の整理ができます

脳の作業容量は限られています

たくさんのことを考えていると、考えがまとまらなかったり、判断ができなくなったりします

なので、覚えておくことをメモに代わってもらいます

脳の中にあるものを、いったん外にToDoメモという形で出すことで

脳の中の作業台を整理して、次に机の上のToDoメモを片づけていくことで

効率よく作業していくことができます

いつ作るのか

次の日にやる作業は、前の日の終わりに作ると

覚えておかなくていい分、すっきりした状況で帰れます

早く帰りたい場合は、仕事をしながらToDoメモを書いておきます

いったん脳に入れるのではなくて、そのままメモに覚えておいてもらいます

仕事時間にできなかったときは

一日の振り返りを手帳の日ごとのページにしながら、次の日のページにToDoリストを書いておきます

できるだけ、すっきりした状態を保てるようにしておくことをオススメします

まとめ

開始日を設定することで、早めに問題点を見つけて他部署に仕事をお願いでき、自分の作業時間が減ります

進行状況がわかるので、仕事のコントロール感が上がります

作業工程を残したいときは、ToDoリストを使いつつ

仕事再開までの時間を短縮し、頭をクリアにしながら仕事ができます

ToDoをメモにすれば、さらにすっきりするのでぜひお試しください

以上です

何か参考にしていただければ嬉しいです

ご意見、ご感想があればコメントよろしくお願いします

質問もお待ちしています

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　すずめ